Brieven met toeters en bellen

Kantoorpakketten bieden de mogelijkheid om een stel brieven rond te sturen met een persoonlijk tintje. Mail merge, heet dat in het Engels. De gegevens worden uit een adressenbestand gehaald, bijvoorbeeld uit een spreadsheet. In plaats van "L.S." komt de naam van de geadresseerde boven de brief te staan, desgewenst met compleet adres om in een vensterenveloppe te stoppen.

Aanvullende trucs zijn ook mogelijk. Als in het adressenbestand wordt bijgehouden hoe iemand zich verplaatst, kan de brief bijvoorbeeld voor autorijders een extra zinnetje krijgen over parkeerplaatsen, terwijl fietsers worden ingelicht over de fietsenstalling en ov-reizigers te lezen krijgen bij welke halte ze het beste kunnen uitstappen.

Writer van OpenOffice kan dit werkje prima uitvoeren, net als Microsofts Word. Klein probleem is dat sommige details nèt iets anders werken, of nèt een andere naam hebben. In Writer kan men terecht bij Assistent Standaardbrief... in het Extra-menu. Deze "assistent" gaat er vanuit dat het adressenbestand al bestaat.

OpenOffice is gratis van internet te halen, en dat geldt ook voor de bijbehorende documentatie. Het Nederlandse bedrijf RedNose ICT Training & Advies, dat o.a. trainingen voor bedrijven verzorgt, stelt goed verzorgd lesmateriaal ter beschikking, bijvoorbeeld voor standaardbrieven. Voor andere onderdelen van OpenOffice kan men terecht op de website OpenOfficePlaza.
 

Als onderdeel van het OpenOffice-project worden ook handleidingen geschreven (en vertaald). De Engels versie van Using Mail Merge is te vinden op de website van Writer Guide, samen met andere gidsen. De Nederlandse documentatie op de OpenOffice-website is nog niet aan standaardbrieven toegekomen.